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Como todo sistema de comunicación humano, el correo
electrónico tiene sus normas y costumbres que todo usuario de Internet debería intentar
respetar siempre.
Normas para el correcto uso del correo electrónico
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Contiene el nombre del emisor del mensaje y su dirección de correo
electrónico. Los programas de correo recogen esta información de la configuración sobre
el mail que hayamos introducido, normalmente al configurar por primera vez el programa.
Para modificarla en Netscape podemos acceder a través de: Editar/Preferencias/Correo/Identidad
. En Outlook: Herramientas/cuentas/propiedades/general/nombre
Nunca deberíamos poner acentos o caracteres especiales, como la
"ñ" en esta parte ya que lo más problable es que el nombre llegue ilegible al
destinatario debido a los ordenadores intermedios que recogen el correo y lo llevan de un
sitio a otro y que no pueden manejar estos caracteres.
Subject (Asunto)
El asunto es una breve pero suficiente descripción del contenido del
mensaje. En las listas de distribución es extremadamente importante ya que por él se
guiarán los usuarios para leer o no la carta.
En esta parte tampoco deberían colocarse nunca acentos, por el mismo
motivo que no los debe hacer en el caso anterior.
Contenido del mensaje
Cuando enviemos un texto a una lista de distribución hay que tener muy
presente que nos van a leer varios cientos de personas. Es recomendable pensar bien lo que
se escribirá y evitar expresiones locales que pueden no ser entendidas o mal
interpretadas por miembros de otros países. También debemos considerar que lo que a
nosotros nos resulta gracioso a otros les puede parecer de muy mal gusto por lo que
deberemos extremar el cuidado del lenguaje.
Con más motivo se pondrá énfasis en no molestar, despreciar o hablar
despectivamente de otro/s. Jamás se enviará una carta en estos términos a la lista. Si
se quiere mantener una disputa personal deberá hacerse en privado.
Para poner énfasis en determinadas ideas se pueden usar con moderación
los siguientes "emoticones":
:-) Sonreir, gracioso, alegre
:-| Postura neutra
:-( Triste, apenado
;-) Guiño, complicidad
:-o Sorprendido, asombrado
Formato del mensaje
MAYÚSCULAS. El uso de palabras enteras escritas con
mayúsculas se utiliza para gritar. Por lo tanto, un mensaje escrito en mayúsculas
produce muy mal efecto en quién lo lee ya que da la impresión de que el remitente está
gritando.
CONFIGURACIÓN. El programa de
correo debe estar configurado para enviar los mensajes en formato MIME (quoted
printable) de esta forma el receptor podrá leer los acentos y otros caracteres
especiales. En la actualidad todos los programas de correo basados en un entorno gráfico
como Windows o Mac, permiten el uso de acentos, por lo que éste no debería ser un motivo
para no leer correctamente los mensajes por parte del destinatario.
Netscape: Editar/Preferencias/Correo
Outlook: Herramientas/Opciones/Enviar/HTML/Configuración
Herramientas/Opciones/Enviar/Texto sin formato/Configuración
El formato HTML permite enviar mensajes con tipos de
letras, colores, fondo, tablas, etc. Es un sistema muy potente para facilitar la
comunicación. Pero tiene el inconveniente que ocupa mucho más espacio que el texto
normal por lo que puede molestar a algunos usuarios. Todos los programas de correo
actuales admiten HTML, la recomendación es mandar mensajes en este formato sólo cuando
sea necesario (inclusión de tablas o gráficos). Tanto Netscape como Outlook se pueden
configurar para que manden mensajes en HTML sólo cuando sea necesario, o cuando sea
posible:
Netscape: Editar/Preferencias/Correo/Formato/Preguntarme al mandar
mensajes HTML
Outlook: Herramientas/Opciones/Enviar/Responder a mensajes en el
formato en el que fueron enviados
Herramientas/Opciones/Enviar/Texto sin formato (esta opción es para enviar los
mensajes en formato texto por defecto)
Archivos adjuntos
Nunca se deben mandar archivos voluminosos a una lista sin el previo
consentimiento de todos los miembros de la misma. Lo mejor es preguntar quién quiere el
archivo y mandárselo personalmente a todos ellos. Por poner un ejemplo, un archivo de 1Mb
distribuido a 200 suscriptores supone un tráfico de 200Mb, lo que carga innecesariamente
la red y molesta en gran forma a los que no lo quieren. Ademas, hay que tener presente que
muchos usuarios tienen limitado el espacio de correo por lo que se les puede saturar y hay
otros que pagan por Kb recibido.
Longitud de las líneas de texto
Debe configurarse adecuadamente el programa de correo para que las líneas
no superen los 70 caracteres de ancho, ya que de otra forma los usuarios pueden recibir
las líneas truncadas, haciendo difícil la lectura.
Netscape: Editar/Preferencias/Correo/Mensajes
Outlook: Herramientas/Opciones/Enviar/Texto sin
formato/Configuración/
Responder el correo
Para responder a una carta se debe pulsar el botón de réplica que todos
los programas poseen. Es conveniente citar el texto original al que se está respondiendo,
borrando el texto irrelevante o al que no se responde.
Firmas automáticas
Todos los mensajes deberían ir firmados con nombre y la localidad desde
la que se escribe, si es pertinente se pone también el cargo desempeñado. Debe incluirse
igualmente la dirección de correo electrónico para facilitar las réplicas personales.
Última actualización de esta página: 13 octubre, 2001
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